Sistema de Activos Fijos V 1.70

OBJETIVO

El objetivo del presente manual es uniformar los procedimientos en el marco de lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobadas mediante Decreto Supremo N° 181 del 28 de Junio de 2009 y el Reglamento Específico aprobado mediante Resolución del Honorable Consejo Universitario N° 492/2015 de 09 de diciembre de 2015. Para este efecto se consideró los siguientes objetivos específicos de proceso de disposición de bienes:

* Recuperar total o parcialmente la inversión.

* Evitar gastos innecesarios de almacenamiento, custodia o salvaguarda.

* Evitar la acumulación de bienes sin uso por tiempo indefinido.

APLICACION

El ámbito de aplicación del Sistema Gestion de Bienes y Activos , se aplicara para la disposición de bienes de uso institucional de propiedad de la Universidad Mayor de San Andrés.

RESPONSABLES DE DISPOSICIÓN DE BIENES

- El Rector (a) de la UMSA

- El Director (a) Administrativa Financiera

- Los funcionarios universitarios involucrados o designados

- El Jefe (a) del Departamento de Asesoría Jurídica o el Abogado designado

- Los Consultores individuales o empresas privadas contratadas para realizar servicios de análisis de factibilidad y/o avalúos.

LISTADO DE TENENCIA DE BIENES

Introduzca su C.I. para obtener los activos que se encuentran a su cargo.

NRO.ID PLACACATEGORIA PROGRAMATICAPREDIOEDIFICIOPISOAMBIENTEDESCRIPCIONRESPONSABLE

Exposición de Activos

Listado de Activos disponibles para Transferir

Gestion
Partida
Descripción
Clasificador Item


NRO.ID PLACADIRECCION ADMINISTRATIVARESPONSABLEDESCRIPCIONDIASFOTO
NORMATIVA

La Universidad Mayor de San Andrés tiene sus reglamentos para procesos de contratación de Bienes, Obras, Servicios Generales y Servicios de Consultoría basados en normas bien establecidas, reglamentos internos como ser EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SABS, y los externos o reglas estatales de nuestro país como la LEY 1178.

    • RE-SABS

      • Fecha Modificacion
      • 26/05/2016
    • LEY 1178

      • Fecha Modificacion
      • 26/05/2016
    • CLASIFICADOR

      • Fecha Modificacion
      • 26/05/2016
    • NORMA RE-SABS

      • Fecha Modificacion
      • 26/05/2016
    • MANUAL DE INCORPORACION

      • Fecha Modificacion
      • 26/05/2016
Narrativa

Unidad Administrativa (Departamento de Bienestar Social o Unidad Administrativa Desconcentrada)

1. Verifica si el bien a disponer se encuentra aprobado mediante Resolución Rectoral y se encuentra programado en el POA.

2. De manera previa a la publicación de la convocatoria, elabora el documento de condiciones de arrendamiento, que incluirá mínimamente:

* Objeto

* Plazo

* Obligaciones del arrendatario

* Garantías

* Precio base, determinado de acuerdo al Artículo 182 de las presentes NB-SABS

* Condiciones de pago

* Estado actual del bien

* Condiciones de conservación y salvaguarda

3. Elabora y publica la convocatoria; el mismo debe contener como mínimo la siguiente información:

a) Descripción del bien a arrendar

b) Dirección, fecha y horario donde puedan verse los bienes

c) Dirección, fecha y horario donde se pueden recabar las condiciones de arrendamiento.

d) Monto y plazo de garantía de seriedad de propuestas, determinada por la entidad.

e) Fecha, hora y lugar de presentación de propuestas y apertura de las mismas.

4. Para el arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, publica una convocatoria en el SICOES y la Mesa de Partes, con una anticipación de por lo menos diez (10) días hábiles antes de la fecha de cierre de presentación de propuestas.

5. Opcionalmente, para mayor transparencia, publica la convocatoria en un medio de circulación nacional, diarios locales u otro tipo de medios de comunicación que permitan la difusión de la convocatoria.

6. Publicada la convocatoria.

7. Una copia de las condiciones de arrendamiento entrega a todos los interesados en arrendar el o los bienes.

8. Los interesados en arrendar bienes deberán presentar sus propuestas en sobre cerrado, hasta la fecha y hora indicada en la convocatoria conteniendo:

a) Personas naturales o jurídicas privadas:

* Identificación del proponente

* Fotocopias de cedula de identidad o fotocopias del registro de matrícula vigente otorgada por FUNDEMPRESAS según corresponda.

* Garantía de seriedad de propuesta

* Identificación del bien o bienes que desea arrendar.

* Propuestas económicas.

b) Entidades públicas.

* Identificación de la Entidad

* Certificación presupuestaria que comprende la partida presupuestaria y existencia de fondos

* Identificación del bien o bienes que desea arrendar

* Propuestas económicas.

9. Recibe las propuestas y registra en un libro de actas.

Comisión apertura de sobres y calificación de propuestas (Administrador de Edificios y Asesor Legal)

10. A través de una comisión conformada por funcionarios universitarios dependientes de la Dirección Administrativa Financiera o Unidad de Administración Desconcentrada según corresponda y un representante del Departamento de Asesoría Legal, realizan la apertura de propuestas en acto público, en la fecha y hora señalada en la convocatoria, con el número de ofertas que se presenten; a cuyo efecto, emite un Acta de Apertura de Sobres.

11. Efectúa la verificación de los documentos presentados aplicando la Metodología Presentó/No Presentó.

12. En sesión reservada y en acto continuo, evalúa y califica las propuestas técnicas y económicas presentadas de acuerdo con las condiciones de arrendamiento, definido en el “Documento de Condiciones de Arrendamiento” DCA.

13. Al tratarse de un contrato de adhesión, a través de un informe dan el bien en arrendamiento a la mejor propuesta económica, siempre que sea mayor o por lo menos igual al precio base fijado por la UMSA.

14. Si se presenta coincidencia entre dos o más interesados cuya oferta sea igual o mayor al precio base, se procede a la puja abierta (acto mediante la cual el interesado ofrece puja y se compromete públicamente a pagar el precio que ha ofertado por el bien), adjudicándose al mejor postor. Si uno de estos oferentes fuese una entidad pública, su propuesta será aceptada con prioridad a otros proponentes.

16. En todos los casos levanta un acta de la sesión, la misma que será suscrita por los interesados, proporcionándoles una copia al finalizar el acto público.

Unidad Administrativa (Departamento de Bienestar Social o Unidad Administrativa Desconcentrada)

17. Solicita a Asesoría Jurídica elaboración de contrato de anticrético o alquiler del bien.

18. El contrato de arrendamiento hace firmar con el Rector de la UMSA y el arrendatario.

19. El contrato de arrendamiento seguirá las formalidades de ley, considerando mínimamente las siguientes cláusulas:

a) Partes.

b) Objeto y causa

c) Obligaciones de las partes.

d) Plazo.

e) Garantes.

f) Precio base, determinado de acuerdo al artículo 182 de las NB – SABS.

g) Condiciones de pago.

h) Reajuste de alquileres.

i) Estado actual del bien.

j) Condiciones de mantenimiento, conservación y salvaguarda.

k) Causales de resolución

l) Consentimiento de las partes.

20. Para la suscripción del contrato, exige al proponente adjudicado presentar fotocopia legalizada de cedula de identidad o del registro de matrícula vigente otorgada por FUNDEMPRESA, según corresponda.

1. Elabora acta de entrega del bien que certifique su descripción física, cantidad, estado y valor, la misma hace firmar con la o el Director Administrativo Financiero y el Arrendatario.

22. Entregan el bien en coordinación del inventariador.

23. Archiva la documentación del proceso y el contrato para el seguimiento al cumplimiento del contrato.

Unidad Administrativa (Departamento de Bienestar Social)

24. Emite nota fiscal y/o recibo de alquiler con el depósito bancario del alquiler. (Art. 197 del D.S. 181)

25. Remite al Departamento de Tesoro Universitario la Nota Fiscal y/o Recibo de Alquiler para su registro contable.

NARRATIVA

MAE

1. Mediante un requerimiento justificado recibe de una entidad pública solicitud de préstamo de uso o comodato de un bien mueble o inmueble.

2. A través de la Dirección administrativa Financiera instruye a las Unidades Administrativas atender la solicitud de la entidad pública, previa verificación de la existencia de bienes que no están siendo utilizados o no serán utilizados por un periodo determinado de tiempo y la Resolución Rectoral, que aprueba su disposición temporal.

Unidad Administrativa (Administrador del Edificio o Unidades de Administración Desconcentrada)

3. Verifica, si existen activos fijos que no son ni serán utilizados en su área o unidad y si los mismos se encuentra aprobados mediante Resolución Rectoral

4. En caso de disponer con los bienes solicitados, entonces solicitan al Departamento de Asesoría Jurídica elaboración del contrato que contenga las siguientes condiciones:

a) Tiempo definido, que no podrá ser mayor a tres (3) años.

b) Responsabilidad por el buen uso, salvaguarda, mantenimiento, preservación y devolución del bien que debe asumir la entidad pública prestataria o beneficiaria.

c) Devolución del bien en las mismas condiciones en que le fuera entregado, caso contrario, la entidad beneficiaria debe resarcir el daño causado al bien.

d) Prohibiciones de conceder a un tercero el uso de ese bien.

5. El contrato siguiendo las formalidades de Ley, conforme a la naturaleza del o los bienes, básicamente debe insertar las siguientes cláusulas contractuales:

a) Partes:

b) Objeto y causa.

c) Obligaciones de las partes.

d) Gastos

e) Uso, mejoras, mantenimiento, deterioros y custodia

f) Seguros y/o indemnización por daños y perjuicios en caso de robo, pérdida, y otros

g) Plazo de devolución del bien

h) Causales de resolución del contrato.

i) Consentimiento de las partes.

6. Hace firmar el contrato por el Rector y la Máxima Autoridad Ejecutiva de la entidad pública solicitante.

7. Elabora un acta de entrega del bien que certifique la descripción física de los bienes, la cantidad y estado la misma.

8. Hace firmar el acta con el Director (a) Administrativo Financiero de la UMSA y el Máximo Ejecutivo de la Unidad Administrativa de la que lo recibe.

9. Entrega el bien a la Entidad Pública solicitante.

NARRATIVA

Unidad Administrativa (División de Bienes e Inventarios o Unidad Administrativa Desconcentrada)

10. Verifica la programación de disposición de bienes bajo la modalidad de enajenación a título gratuito en el POA Institucional.

11. A través de la MAE invita a municipios que presentan pobreza o a instituciones o asociaciones privadas sin fines de lucro que brinden servicios de bienestar social, salud o educación a una verificación de las condiciones y el estado de los bienes que fueron dispuestos para la donación o transferencia.

12. Si la institución que se interesen en los bienes, es un Municipio u otra institución pública, entonces formaliza la transferencia a través de una minuta de transferencia.

13. Si la institución que se interesa en los bienes, es una institución o asociación privada sin fines de lucro, que brinden servicios de bienestar social (orfanatos, ascilos, etc.), salud o educación, entonces solicita al Departamento de Asesoría Jurídica un contrato de donación. El contrato de donación debe establecer una cláusula mediante la cual el bien será restituido al donante, si la entidad o institución beneficiaria de la donación no la utiliza en los fines previstos, o cuando se disolviera.

14. A través del Departamento de Asesoría Jurídica Hace suscribir el contrato con el Rector y la Máxima Autoridad de la entidad beneficiada.

15. Elabora un acta de entrega del bien que certifique la descripción física de los bienes, la cantidad y estado de la misma.

16. Remite el acta para firma al Director (a) Administrativo Financiero de la UMSA.

Unidad Administrativa (Dirección Administrativa Financiera DAF)

17. Verifica los procedimientos aplicados para la transferencia o donación de los bienes.

18. Firma el Acta de Entrega de los bienes y remite a la División de Bienes e Inventarios o Unidad Administrativa Desconcentrada.

Unidad Administrativa (División de Bienes e Inventarios o Unidad Administrativa Desconcentrada)

19. Entrega los bienes mediante el acta que certifique la relación física de los bienes y la cantidad.

NARRATIVA

Unidad Administrativa (División de Bienes e Inventarios o Unidad de Administración Desconcentrada)

1. Verifica en Resolución Rectoral, la existencia de aprobación de disposición de bienes a título onerosa y si la misma fue programado en el POA.

2. Si los bienes dispuestos para la venta son transferidos a una entidad pública a título oneroso, deberá realizarse al precio base y previo cancelación del monto total, solicita al Departamento de Asesoría Jurídica, la elaboración de la minuta de transferencia y continúa con los procedimientos de los puntos 12 al 16.

3. Si los bienes dispuestos para la venta se van a realizar a través de remate, entonces elige si la misma se realizará a través de puja abierta o concurso de propuestas:

a) Puja abierta.- es el acto mediante el cual el interesado ofrece, puja y se compromete públicamente a pagar el precio que ha ofrecido por el bien.

b) Concurso de propuestas.- es el acto mediante el cual el interesado presenta en sobre cerrado su propuesta para adjudicarse el bien.

4. Decidida la forma de remate elaboran una convocatoria que debe contener mínimamente la siguiente información:

a) Nombre de la entidad

b) Forma de remate.

c) Descripción y precio base de los bienes a ser rematados. (determinado en la disposición de bienes).

d) Dirección y horario en el que se puede ver el o los bienes.

e) Monto del depósito de seriedad de propuestas.

f) Dirección y horario de consultas.

g) Fecha y hora límite de presentación de propuestas

5. Publica la convocatoria en el SICOES y la Mesa de Partes, con una anticipación de por lo menos diez (10) días hábiles antes de la fecha fijada para el acto de remate o para el cierre de presentación de propuestas.

6. Opcionalmente, para mayor transparencia, pública la convocatoria en un medio de circulación nacional, diarios locales y otros tipos de medios de comunicación que permitan la difusión de la convocatoria.

7. Solicita al Departamento de Asesria Jurídica Solicita a los interesados en participar en el remate un depósito de seriedad de propuestas, hasta dos (2) horas antes de la hora y fecha establecidas para el remate. Para determinar el valor del depósito toma en cuenta lo determinado en la Resolución Rectoral que aprueba las disposición de bienes, que oscila entre el cinco por ciento (5%) y diez por ciento (10%) del precio base.

8. Ejecuta el remate; una vez terminada la misma, elabora acta de remate haciendo suscribir con el Notario de Fe Púbica, con la nómina de los participantes y adjudicatarios si corresponde.

9. Adjudica al participante que presentó la propuesta más alta o igual al precio base cuando no existan más interesados.

10. Devuelve el depósito de seriedad de propuestas a los proponentes no adjudicados, dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a la adjudicación del bien.

11. Para el proponente adjudicado, el depósito de seriedad de propuesta lo toma como adelanto de pago.

12. Entregan al adjudicado un certificado de su derecho de adjudicación instruyendo la cancelación total del bien en tres (3) días hábiles a partir de la entrega de este documento.

13. Recibe el depósito bancario del bien rematado y formaliza la transferencia del derecho propietario a través de una minuta de transferencia, con la firma del Rector de la UMSA y el adjudicatario.

14. Entrega a la firma de la minuta la totalidad de la documentación de respaldo del bien.

15. Solicita garantía de evicción.

16. Elaboran un acta de entrega, para certificar la relación de los bienes entregados; aí como la cantidad y valor. Este documento hace firmar con el Director (a) Administrativa Financiera y el adjudicatario.

NARRATIVA

Unidad Administrativa (División de Bienes e Inventarios o Unidad de Administración Desconcentrada) 26. Verifica en Resolución Rectoral, la existencia de aprobación de disposición de bienes bajo la modalidad de permuta.

27. Elabora convocatoria que debe contener mínimamente la siguiente información:

h) Nombre de la entidad

i) Descripción y precio base de los bienes a ser permutados.

j) Dirección y horario en el que se puede ver el o los bienes.

k) Dirección y horario de consultas.

l) Fecha y hora límite de presentación de propuestas.

28. Publica la convocatoria en el SICOES y la Mesa de Partes.

29. Adicionalmente, publica la convocatoria en un medio de prensa escrita de circulación nacional o invita directamente a entidades públicas a presentar manifestaciones de interés.

30. Recibe las manifestaciones de interés, evalúa las ofertas, decidiendo por la más conveniente.

31. Solicita al Departamento de Asesoría Jurídica elaboración de un contrato que estipule básicamente:

a) Partes

b) Objeto y causa

c) Obligaciones de las partes

d) Especificaciones de los bienes a permutar

e) Forma y condiciones de entrega

f) Gastos

g) Consentimiento de las partes

32. Hace firmar el contrato con el Rector y la MAE de otra entidad pública

33. Elabora un acta de entrega que certifica la relación física, cantidad, estado y valor. Este documento hace firmar con el Director (a) Administrativa Financiera y el adjudicatario.

Concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, El Jefe de la División de Bienes en Oficina Central o el Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentradas, como responsables del proceso, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, envía:

1) Un ejemplar de toda la documentación del proceso a Contabilidad e inventariador, para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables de la Institución como del Sistema de Control y Registro de Activos Fijos (SCRAF).

2) Nota al SENAPE, informando sobre la disposición de inmuebles, vehículos, maquinaria y equipos.

3) Informe a la Contraloría General del Estado, sobre la disposición de bienes ejecutada.

1) El funcionario Universitario o estudiante responsable de la custodia del bien, en caso de hurto, robo o pérdida fortuita emite un informe a través del Jefe inmediato superior al Inventariador, sobre los hechos que han ocurrido.

2) En base al formulario de asignación de bienes, el Inventariador levanta un acta de verificación, consignando el bien, cantidad, valor, y otra información que se considere importante.

3) Elabora un informe técnico, en el cual hace constar las características y el estado en que se encontraba el bien al momento del hurto, robo o pérdida fortuita; asimismo, hace constar si el bien contaba con el seguro correspondiente; cuyo informe, a través de su jefe inmediato superior remite al Departamento de Asesoría Jurídica para su investigación y análisis correspondiente.

4) El Asesor Jurídico investiga y analiza los hechos y emite un informe legal, donde determina las causas y los responsables de los hechos. Asimismo, según corresponde recomienda recuperar el bien del seguro o del funcionario universitario. En caso necesario, recomienda presentar la denuncia ante las instancias correspondiente.

5) Si los resultados de la investigación de la FELCC determina que fue un robo o hurto y el bien no cuenta con un seguro por las razones debidamente justificadas; el Departamento de Asesoría Jurídica, a través de un informe legal determina que el bien se da por perdido y remite la misma al Jefe División de Bienes en Oficina Central o al Jefe de Área Desconcentrada.

6) Jefe de División de Bienes y/o Jefe de Área Desconcentrada, a través del Jefe inmediato superior según corresponda, solicita al Rector la autorización para dar de baja los bienes y la devolución del bien sí corresponde.

7) El Rector mediante Resolución Rectoral autoriza la baja correspondiente.

8) El Inventariador, Encargado de Almacén y Contabilidad, en cumplimiento a la Resolución Rectoral procede a dar de baja los bienes (hurtados, robados o perdidos fortuitamente) de los registros del inventario de Activos Fijos, Almacenes y Contables.

9) Si la Resolución Rectoral instruye la reposición del bien a ser dado de baja con otro bien este debe ser de similares o de mejores características; cuya valoración de la características del bien en caso de ser necesario deber ser efectuado con apoyo de un técnico.

10) El Inventariador registra en el SCRAF la baja del bien hurtado o robado y al mismo tiempo registra el bien repuesto, asignando un código y un valor del bien, esto deberá ser al mismo precio del bien dado de baja y/o precio mercado según el estado del bien y remite a contabilidad para su registro correspondiente.

11) El Jefe de División de Bienes e Inventarios y/o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrado a través del Jefe inmediato superior otorga al servidor universitario un certificado sobre la reposición del bien.

Se entiende por mermas a la pérdida física en el volumen, peso o cantidad que sufren las existencias por causas inherentes a su naturaleza o proceso productivo.

1) El Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada determina parámetros aceptables para los productos susceptibles a tener mermas, la misma debe ser aprobada con Resolución Facultativa.

2) El Responsable del Almacén en los informes de inventarios físicos realizados de manera periódica determina las cantidades o volúmenes de productos que sufrieron mermas y su valuación correspondiente. La misma remite al Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada.

3) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada en base a los informes de los inventarios físicos, solicita al Decano autorizar la baja de las mermas de los registros Contables y de Almacenes. En caso de sobre pasar los parámetros establecidos de la merma debe ser imputados a los responsables de su custodio.

4) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite un ejemplar de toda la documentación del proceso al Contabilidad y al Responsable de Almacén, para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables y del almacén.

Este tipo de baja se aplica en el caso de bienes que son perecederos registrados en Almacenes y en Contabilidad y que tienen un valor o precio, como: medicamentos, reactivos, alimentos, etc.

1) El Responsable de Almacén emite un informe al Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada sobre los productos vencidos, descompuestos y deteriorados.

2) Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada, en base al informe solicita al Decano o Directores de Área Desconcentrada según corresponda, solicita una resolución que autorice la baja de los productos de los registros del almacén y contable por vencimiento, descomposición, alteraciones o deterioros.

3) El Consejo Facultativo mediante Resolución Facultativa aprueba la exclusión física y de los registros contables de la UMSA.

4) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada instruye y verifica la destrucción y/o incineración de los productos vencidos, descompuestos, alterados o deteriorados.

5) Levanta un acta de los productos vencidos, descompuestos y deteriorados destruidos y/o incinerados.

6) En el caso que corresponda se deberá nombrar una Comisión para la destrucción de los medicamentos quien deberá tomar en cuenta las disposiciones legales vigentes (Ley de Medio Ambiente, Ley de Medicamentos, etc).

7) Estas actividades a través de la Unidad Administrativa Desconcentrada, deben estar programadas en el POA institucional y Presupuesto.

8) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite un ejemplar de toda la documentación del proceso al Contabilidad y al Responsable de Almacén, para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables y del almacén.

Inutilización: Un bien se encuentra inutilizado cuando se encuentra fuera de funcionamiento y/o uso, ya sea porque se ha quemado, una o varias de sus partes, se encuentran dañadas o por desgaste natural o falla técnica irreparable por lo que ya no funciona.

Obsolescencia : La obsolescencia de un bien se da cuando el mismo ya no cumple su función con los niveles de rendimiento deseado, no se ajusta a requerimientos técnicos, funcionales o requerimientos tecnológicos modernos o vigentes, utiliza más tiempo, mayor cantidad de recursos, u otros que representan mayores costos para la Universidad.

Procedimiento:

1) El Inventariador, como resultado de la verificación física de los bienes o a solicitud del responsable de su custodio emite un informe que detalla bienes obsoletos o inutilizables; la remite en Área Central al Jefe de la División de Bienes e Inventarios y en Áreas Desconcentradas al Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada.

2) El Jefe de División de Bienes e Inventarios solicita a la Dirección Administrativa Financiera se sometan los bienes identificados como obsoletos o inútiles a un análisis técnico que determine que los mismos son obsoletos e inútiles para su uso. En el caso de Áreas Desconcentradas el Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada solicita al Decano. El análisis deberá considerar:

* Las condiciones actuales en las cuales se encuentran los bienes obsoletos e inutilización.

* Las posibilidades de recuperar las partes de estos bienes que pueden ser usados y/o vendidos y la determinación del precio base de los mismos.

3) Asimismo, solicita el análisis de la factibilidad legal la misma deberá contener como mínimo:

* Identificación y ubicación del bien.

* Antecedentes de su adquisición.

* En el caso de vehículos u otros equipos similares, documentos que acrediten la propiedad de los mismos.

4) La Dirección Administrativa Financiera o Decano según corresponda para cumplir con los procedimientos anteriores, solicita al rector el concurso de los servidores universitarios que se considere necesario, si la entidad no cuenta con el personal capacitado para el análisis técnico y factibilidad legal deberá contratar de acuerdo a las modalidad previstas en el sub sistema de contratación, los servicios de consultores individuales o empresas privadas.

5) Los servidores universitarios o consultores individuales o empresas realizado el análisis técnico de los bienes obsoletos e inútiles y factibilidad legal, deberán emitir un informe técnico que recomienda la baja de los bienes de los registros contables e inventarios y la forma como se debe excluir físicamente el bien obsoleto o inutilizado, puede ser a través de trituración, incineración, reciclaje, etc., según corresponda. Así como de la disposición de las partes recuperadas.

6) El informe técnico deberá entre otros contener:

* El inventario físico de los bienes a ser dados de baja

* Los motivos por las cuales se deben dar de baja los bienes (inutilización obsolescencia).

* El inventario físico de bienes recuperados con sus respectivos precios.

7) El Departamento de Asesoría Jurídica en base al informe técnico y todos los demás documentos verifica los procedimientos cumplan con la normativa y emiten dictamen jurídico sobre la procedencia legal de la baja de los bienes obsoletos o inutilizables de acuerdo a la normativa vigente.

8) La Dirección Administrativa Financiera o el Decano en base al informe técnico y el dictamen jurídico, solicita la Resolución Rectoral que aprueba la baja de los registros contables y del inventario los bienes considerados obsoletos o inutilizables. Esta resolución, deberá además establecer la forma como se va excluir físicamente el bien obsoleto o inutilizado de la UMSA (trituración, incineración, reciclaje, etc.). Asimismo, de ser necesarios, deberá autorizar la contratación de una empresa, para cumplir con las actividades de la destrucción de los bienes obsoletos o inutilizados.

9) De existir parte de los bienes que se consideren útiles como repuestos y/o accesorios para reemplazar partes de otro bien en funcionamiento, de acuerdo a las necesidades deberá disponerse dentro de la entidad u recuperarse a través de la venta de los mismos.

10) El Jefe División de Bienes e Inventarios y/o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite un ejemplar de toda la documentación del proceso al Inventariador y Contabilidad para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables y del SCRAF.

Las bajas por Desmantelamiento total o parcial de edificaciones se da cuando se efectúa la demolición parcial o total del bien inmueble (desmonte de: puertas, ventanas, vidrios, enchapes, etc.).

1) Con informe del responsable del bien ó informe de inventarios físicos sobre el mal estado, de los edificios de la institución (deterioro, detrimento, avería, etc.) y en base al formulario de asignación de bienes (historial del bien inmueble), levanta un acta de verificación, consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante.

2) El Responsable de la Unidad Desconcentrada de Infraestructura (UDI), en base al informe del inventariador elabora un estudio técnico y legal para proceder a la demolición total o parcial del inmueble. (este informe debe incluir los trámites ante el Gobierno Autónomo Municipal (GAM) y otras instancias según corresponda) y remite al Departamento de Infraestructura en caso de áreas desconcentradas remite a través del Decano o Directores de Áreas Desconcentradas.

3) El Departamento de Infraestructura, revisa y aprueba el informe y a través de la Dirección Administrativa Financiera, solicita opinión legal y Resolución Rectoral.

4) Previo análisis de los informes y/o informe técnico de la UDI, el Departamento de Asesoría Jurídica emite un dictamen jurídico sobre la factibilidad legal de la procedencia de dar de baja el inmueble por desmantelamiento total o parcial.

5) El Rector mediante Resolución Rectoral autoriza el desmantelamiento parcial o total del edificio y posterior baja de los registros Contables como del Inventario de Activos fijos de la institución y SCRAF.

6) Estas actividades a través de la Dirección Administrativa Financiera, deben estar programadas en el POA institucional y Presupuesto.

Se entiende por siniestro como avería, accidente, incendio, destrucción fortuita, o pérdida importante que sufren los bienes de la Universidad Mayor de San Andrés y cuya materialización se traduce en daños económicos que pueden ser solventados con una póliza de seguros y/o por los responsables del custodio del bien.

1. El responsable del bien, a cuyo nombre se encuentra asignado o registrado, deberá comunicar al Inventariador, mediante un informe detallando de los hechos que han ocasionado el siniestro.

2. En base al formulario de asignación de bienes, el Inventariador levanta un Acta de verificación, consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante tales como el tipo de seguro con que cuenta el bien; esta información debe ser remitida al Jefe de la División de Bienes e Inventarios en la Administración Central, en el caso de las Áreas Desconcentradas deben remitirse la información al Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada.

3. El Jefe de la División de Bienes e Inventarios o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada, solicita a las instancias correspondientes un informe técnico, en el caso que corresponda se deberá nombrar a una Comisión de Investigación, este informe técnico debe establecer las causas que han ocasionado el siniestro, si estos hechos fueron por causas de la naturaleza, fortuitos o descuido o negligencia del responsable del custodio, según corresponda deberán proceder con las acciones correspondientes.

4. El Jefe de la División de Bienes e Inventarios (Área Central), remite a la Dirección Administrativa Financiera los resultados de la investigación, en las Áreas Desconcentradas, el Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite al Decano o Director del Área Desconcentrada.

5. La Directora Administrativa Financiera, el Decano o Directores de Área solicitan opinión legal y en forma posterior Resolución Rectoral que autoriza la baja de los registros contables e inventarios.

6. El Rector, mediante Resolución Rectoral aprueba la baja de los registros del SCRAF como delos registros contables de la institución e instruye la recuperación económica del bien siniestrado si corresponde.

7. El Jefe de la División de Bienes e Inventarios o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite la Resolución Rectoral al Inventariador de la oficina Central y/o Áreas Desconcentradas según corresponda para su correspondiente baja del SCRAF, y éste a Área Contable para la baja de los registros Contables.

DIVISION DE BIENES E INVENTARIOS

NOMINA DEL PERSONAL

NRO. NOMBRE CARGO UBICACIÒN
1ORLANDO BRAVOSUPERVISOR
2LUIS CALLISAYAINVENTARIADOR ADMINISTRACION CENTRAL
3FRANCO IBIETAINVENTARIADORF. MEDICINA
4OSCAR VALDIVIAINVENTARIADORF. ODONTOLOGIA
5ROBERTO VARGASINVENTARIADORF. FARMACIA
6JUAN VILLANUEVAINVENTARIADORF. CIENCIAS PURAS
7SIMON AMARUINVENTARIADOR F. INGENIERIA
8COSME CHOQUEINVENTARIADOR F. AGRONOMIA
9EDGAR TORREJONINVENTARIADOR F. GEOLOGIA
10HENRY MAYDANAINVENTARIADOR F. ARQUITECTURA
11DAVID MONASTERIOSINVENTARIADOR F. TECNOLOGIA
12 LORENZO ALEGREINVENTARIADOR F. SOCIALES
13JULIAN MARCAINVENTARIADOR F. DERECHO
14RUBEN ALVAREZINVENTARIADOR F. HUMANIDADES
15NICOLAS MACHICADOINVENTARIADOR F. ECONOMICAS
16BORIS GAVINCHAINVENTARIADOR CIDES, CEPIES, TVU, IDR
17EDGAR SILVAINVENTARIADOR ADMINISTRACION CENTRAL
18SILVIA VEGASECRETARIA
19NILO COPAPORTERO
20ALVARO CLAVIJOEVENTUAL
21ZULMA ARGOTEEVENTUAL
22OMAR GESEAEVENTUAL

ORGANIGRAMA

DIVISION DE BIENES E INVENTARIOS


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