Concluido el proceso de disposición definitiva de bienes, El Jefe de la División de Bienes en Oficina Central o el Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentradas, como responsables del proceso, en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles, envía:

1) Un ejemplar de toda la documentación del proceso a Contabilidad e inventariador, para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables de la Institución como del Sistema de Control y Registro de Activos Fijos (SCRAF).

2) Nota al SENAPE, informando sobre la disposición de inmuebles, vehículos, maquinaria y equipos.

3) Informe a la Contraloría General del Estado, sobre la disposición de bienes ejecutada.

1) El funcionario Universitario o estudiante responsable de la custodia del bien, en caso de hurto, robo o pérdida fortuita emite un informe a través del Jefe inmediato superior al Inventariador, sobre los hechos que han ocurrido.

2) En base al formulario de asignación de bienes, el Inventariador levanta un acta de verificación, consignando el bien, cantidad, valor, y otra información que se considere importante.

3) Elabora un informe técnico, en el cual hace constar las características y el estado en que se encontraba el bien al momento del hurto, robo o pérdida fortuita; asimismo, hace constar si el bien contaba con el seguro correspondiente; cuyo informe, a través de su jefe inmediato superior remite al Departamento de Asesoría Jurídica para su investigación y análisis correspondiente.

4) El Asesor Jurídico investiga y analiza los hechos y emite un informe legal, donde determina las causas y los responsables de los hechos. Asimismo, según corresponde recomienda recuperar el bien del seguro o del funcionario universitario. En caso necesario, recomienda presentar la denuncia ante las instancias correspondiente.

5) Si los resultados de la investigación de la FELCC determina que fue un robo o hurto y el bien no cuenta con un seguro por las razones debidamente justificadas; el Departamento de Asesoría Jurídica, a través de un informe legal determina que el bien se da por perdido y remite la misma al Jefe División de Bienes en Oficina Central o al Jefe de Área Desconcentrada.

6) Jefe de División de Bienes y/o Jefe de Área Desconcentrada, a través del Jefe inmediato superior según corresponda, solicita al Rector la autorización para dar de baja los bienes y la devolución del bien sí corresponde.

7) El Rector mediante Resolución Rectoral autoriza la baja correspondiente.

8) El Inventariador, Encargado de Almacén y Contabilidad, en cumplimiento a la Resolución Rectoral procede a dar de baja los bienes (hurtados, robados o perdidos fortuitamente) de los registros del inventario de Activos Fijos, Almacenes y Contables.

9) Si la Resolución Rectoral instruye la reposición del bien a ser dado de baja con otro bien este debe ser de similares o de mejores características; cuya valoración de la características del bien en caso de ser necesario deber ser efectuado con apoyo de un técnico.

10) El Inventariador registra en el SCRAF la baja del bien hurtado o robado y al mismo tiempo registra el bien repuesto, asignando un código y un valor del bien, esto deberá ser al mismo precio del bien dado de baja y/o precio mercado según el estado del bien y remite a contabilidad para su registro correspondiente.

11) El Jefe de División de Bienes e Inventarios y/o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrado a través del Jefe inmediato superior otorga al servidor universitario un certificado sobre la reposición del bien.

Se entiende por mermas a la pérdida física en el volumen, peso o cantidad que sufren las existencias por causas inherentes a su naturaleza o proceso productivo.

1) El Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada determina parámetros aceptables para los productos susceptibles a tener mermas, la misma debe ser aprobada con Resolución Facultativa.

2) El Responsable del Almacén en los informes de inventarios físicos realizados de manera periódica determina las cantidades o volúmenes de productos que sufrieron mermas y su valuación correspondiente. La misma remite al Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada.

3) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada en base a los informes de los inventarios físicos, solicita al Decano autorizar la baja de las mermas de los registros Contables y de Almacenes. En caso de sobre pasar los parámetros establecidos de la merma debe ser imputados a los responsables de su custodio.

4) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite un ejemplar de toda la documentación del proceso al Contabilidad y al Responsable de Almacén, para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables y del almacén.

Este tipo de baja se aplica en el caso de bienes que son perecederos registrados en Almacenes y en Contabilidad y que tienen un valor o precio, como: medicamentos, reactivos, alimentos, etc.

1) El Responsable de Almacén emite un informe al Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada sobre los productos vencidos, descompuestos y deteriorados.

2) Jefe de Unidad Administrativa Desconcentrada, en base al informe solicita al Decano o Directores de Área Desconcentrada según corresponda, solicita una resolución que autorice la baja de los productos de los registros del almacén y contable por vencimiento, descomposición, alteraciones o deterioros.

3) El Consejo Facultativo mediante Resolución Facultativa aprueba la exclusión física y de los registros contables de la UMSA.

4) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada instruye y verifica la destrucción y/o incineración de los productos vencidos, descompuestos, alterados o deteriorados.

5) Levanta un acta de los productos vencidos, descompuestos y deteriorados destruidos y/o incinerados.

6) En el caso que corresponda se deberá nombrar una Comisión para la destrucción de los medicamentos quien deberá tomar en cuenta las disposiciones legales vigentes (Ley de Medio Ambiente, Ley de Medicamentos, etc).

7) Estas actividades a través de la Unidad Administrativa Desconcentrada, deben estar programadas en el POA institucional y Presupuesto.

8) El Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite un ejemplar de toda la documentación del proceso al Contabilidad y al Responsable de Almacén, para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables y del almacén.

Inutilización: Un bien se encuentra inutilizado cuando se encuentra fuera de funcionamiento y/o uso, ya sea porque se ha quemado, una o varias de sus partes, se encuentran dañadas o por desgaste natural o falla técnica irreparable por lo que ya no funciona.

Obsolescencia : La obsolescencia de un bien se da cuando el mismo ya no cumple su función con los niveles de rendimiento deseado, no se ajusta a requerimientos técnicos, funcionales o requerimientos tecnológicos modernos o vigentes, utiliza más tiempo, mayor cantidad de recursos, u otros que representan mayores costos para la Universidad.

Procedimiento:

1) El Inventariador, como resultado de la verificación física de los bienes o a solicitud del responsable de su custodio emite un informe que detalla bienes obsoletos o inutilizables; la remite en Área Central al Jefe de la División de Bienes e Inventarios y en Áreas Desconcentradas al Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada.

2) El Jefe de División de Bienes e Inventarios solicita a la Dirección Administrativa Financiera se sometan los bienes identificados como obsoletos o inútiles a un análisis técnico que determine que los mismos son obsoletos e inútiles para su uso. En el caso de Áreas Desconcentradas el Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada solicita al Decano. El análisis deberá considerar:

* Las condiciones actuales en las cuales se encuentran los bienes obsoletos e inutilización.

* Las posibilidades de recuperar las partes de estos bienes que pueden ser usados y/o vendidos y la determinación del precio base de los mismos.

3) Asimismo, solicita el análisis de la factibilidad legal la misma deberá contener como mínimo:

* Identificación y ubicación del bien.

* Antecedentes de su adquisición.

* En el caso de vehículos u otros equipos similares, documentos que acrediten la propiedad de los mismos.

4) La Dirección Administrativa Financiera o Decano según corresponda para cumplir con los procedimientos anteriores, solicita al rector el concurso de los servidores universitarios que se considere necesario, si la entidad no cuenta con el personal capacitado para el análisis técnico y factibilidad legal deberá contratar de acuerdo a las modalidad previstas en el sub sistema de contratación, los servicios de consultores individuales o empresas privadas.

5) Los servidores universitarios o consultores individuales o empresas realizado el análisis técnico de los bienes obsoletos e inútiles y factibilidad legal, deberán emitir un informe técnico que recomienda la baja de los bienes de los registros contables e inventarios y la forma como se debe excluir físicamente el bien obsoleto o inutilizado, puede ser a través de trituración, incineración, reciclaje, etc., según corresponda. Así como de la disposición de las partes recuperadas.

6) El informe técnico deberá entre otros contener:

* El inventario físico de los bienes a ser dados de baja

* Los motivos por las cuales se deben dar de baja los bienes (inutilización obsolescencia).

* El inventario físico de bienes recuperados con sus respectivos precios.

7) El Departamento de Asesoría Jurídica en base al informe técnico y todos los demás documentos verifica los procedimientos cumplan con la normativa y emiten dictamen jurídico sobre la procedencia legal de la baja de los bienes obsoletos o inutilizables de acuerdo a la normativa vigente.

8) La Dirección Administrativa Financiera o el Decano en base al informe técnico y el dictamen jurídico, solicita la Resolución Rectoral que aprueba la baja de los registros contables y del inventario los bienes considerados obsoletos o inutilizables. Esta resolución, deberá además establecer la forma como se va excluir físicamente el bien obsoleto o inutilizado de la UMSA (trituración, incineración, reciclaje, etc.). Asimismo, de ser necesarios, deberá autorizar la contratación de una empresa, para cumplir con las actividades de la destrucción de los bienes obsoletos o inutilizados.

9) De existir parte de los bienes que se consideren útiles como repuestos y/o accesorios para reemplazar partes de otro bien en funcionamiento, de acuerdo a las necesidades deberá disponerse dentro de la entidad u recuperarse a través de la venta de los mismos.

10) El Jefe División de Bienes e Inventarios y/o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite un ejemplar de toda la documentación del proceso al Inventariador y Contabilidad para que se proceda a la baja correspondiente en los registros contables y del SCRAF.

Las bajas por Desmantelamiento total o parcial de edificaciones se da cuando se efectúa la demolición parcial o total del bien inmueble (desmonte de: puertas, ventanas, vidrios, enchapes, etc.).

1) Con informe del responsable del bien ó informe de inventarios físicos sobre el mal estado, de los edificios de la institución (deterioro, detrimento, avería, etc.) y en base al formulario de asignación de bienes (historial del bien inmueble), levanta un acta de verificación, consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante.

2) El Responsable de la Unidad Desconcentrada de Infraestructura (UDI), en base al informe del inventariador elabora un estudio técnico y legal para proceder a la demolición total o parcial del inmueble. (este informe debe incluir los trámites ante el Gobierno Autónomo Municipal (GAM) y otras instancias según corresponda) y remite al Departamento de Infraestructura en caso de áreas desconcentradas remite a través del Decano o Directores de Áreas Desconcentradas.

3) El Departamento de Infraestructura, revisa y aprueba el informe y a través de la Dirección Administrativa Financiera, solicita opinión legal y Resolución Rectoral.

4) Previo análisis de los informes y/o informe técnico de la UDI, el Departamento de Asesoría Jurídica emite un dictamen jurídico sobre la factibilidad legal de la procedencia de dar de baja el inmueble por desmantelamiento total o parcial.

5) El Rector mediante Resolución Rectoral autoriza el desmantelamiento parcial o total del edificio y posterior baja de los registros Contables como del Inventario de Activos fijos de la institución y SCRAF.

6) Estas actividades a través de la Dirección Administrativa Financiera, deben estar programadas en el POA institucional y Presupuesto.

Se entiende por siniestro como avería, accidente, incendio, destrucción fortuita, o pérdida importante que sufren los bienes de la Universidad Mayor de San Andrés y cuya materialización se traduce en daños económicos que pueden ser solventados con una póliza de seguros y/o por los responsables del custodio del bien.

1. El responsable del bien, a cuyo nombre se encuentra asignado o registrado, deberá comunicar al Inventariador, mediante un informe detallando de los hechos que han ocasionado el siniestro.

2. En base al formulario de asignación de bienes, el Inventariador levanta un Acta de verificación, consignando el bien, cantidad, valor y otra información que se considere importante tales como el tipo de seguro con que cuenta el bien; esta información debe ser remitida al Jefe de la División de Bienes e Inventarios en la Administración Central, en el caso de las Áreas Desconcentradas deben remitirse la información al Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada.

3. El Jefe de la División de Bienes e Inventarios o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada, solicita a las instancias correspondientes un informe técnico, en el caso que corresponda se deberá nombrar a una Comisión de Investigación, este informe técnico debe establecer las causas que han ocasionado el siniestro, si estos hechos fueron por causas de la naturaleza, fortuitos o descuido o negligencia del responsable del custodio, según corresponda deberán proceder con las acciones correspondientes.

4. El Jefe de la División de Bienes e Inventarios (Área Central), remite a la Dirección Administrativa Financiera los resultados de la investigación, en las Áreas Desconcentradas, el Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite al Decano o Director del Área Desconcentrada.

5. La Directora Administrativa Financiera, el Decano o Directores de Área solicitan opinión legal y en forma posterior Resolución Rectoral que autoriza la baja de los registros contables e inventarios.

6. El Rector, mediante Resolución Rectoral aprueba la baja de los registros del SCRAF como delos registros contables de la institución e instruye la recuperación económica del bien siniestrado si corresponde.

7. El Jefe de la División de Bienes e Inventarios o Jefe de la Unidad Administrativa Desconcentrada remite la Resolución Rectoral al Inventariador de la oficina Central y/o Áreas Desconcentradas según corresponda para su correspondiente baja del SCRAF, y éste a Área Contable para la baja de los registros Contables.